Het eerste contact

Mijn kantoor is tijdens werkdagen telefonisch bereikbaar tussen 8.30 en 17.30 uur. Daarbuiten is faxen en mailen uiteraard zeven dagen vierentwintig uur per dag mogelijk. Als u mijn kantoor belt, mailt of schrijft, krijgt u binnen een werkdag een reactie. Dat is niet alleen maar een ontvangstbevestiging, maar een reactie waar u écht iets aan hebt. Het is immers van groot belang dat u snel weet wat de mogelijkheden zijn en dat u ervaart dat een oplossing binnen uw bereik ligt.

Helderheid van begin tot eind

Elke conflictbemiddeling begin ik met een uitleg van wat mediation is en wat we van elkaar wel en niet mogen verwachten. Ook leg ik uit hoe de gang van zaken is, hoe lang het naar verwachting duurt en wat de verwachte kosten zijn. Van elk bemiddelingsgesprek stel ik voor de cliënten een – vertrouwelijk – verslag op. Afspraken voor de bijeenkomsten worden gezamenlijk gemaakt aan het einde van ieder gesprek. Een bemiddeling die tot overeenstemming leidt, wordt afgesloten met een juridisch bindend contract.

Geen tijd verliezen

Als alle betrokkenen bereid zijn om een conflict via mediation op te lossen, kan het eerste gesprek binnen enkele dagen plaatsvinden. Daar heb ik mijn praktijk op ingericht. Ik weet immers dat ‘doorpakken’ op zo’n moment het verschil kan zijn tussen succes of mislukking. In dringende gevallen kan het eerste mediationgesprek dezelfde dag nog plaatsvinden of, als de oplossing bijvoorbeeld absoluut vóór de volgende ochtend bereikt moet zijn, zelfs ’s nachts!

Gegarandeerde onafhankelijkheid

Als iemand mij benadert voor een mediation, ga ik ervan uit dat hij de ander al bereid heeft gevonden om een kwestie met bemiddeling op te lossen. In ieder geval wil ik in dat eerste contact met één van de betrokkenen niet meer dan enkele woorden vernemen over het conflict; de meerwaarde van een mediator zit immers in zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid. Als u mij te veel zou vertellen, betekent dat dat ik in uw kwestie niet meer als mediator kan werken.

In principe altijd samen

Als het te gevoelig ligt dat de betrokkenen contact met elkaar hebben, stuur ik aan de ander informatie op. Deze informatie heeft dan uitsluitend betrekking op conflictbemiddeling als methode en op mijzelf als bemiddelaar. Daarbij nodig ik hem of haar uit om contact met mij op te nemen. Als er in zo’n geval behoefte is aan een afzonderlijk kennismakingsgesprek, heb ik dat éérst met degene die mij niet als eerste benaderde.

Samen aan tafel

De gesprekken vinden met alle betrokkenen gezamenlijk plaats. Alleen bij hoge uitzondering heb ik een afzonderlijk gesprek met de cliënten. Als de cliënten dat willen, stel ik het op prijs als hun adviseurs – advocaten, accountants en dergelijke – bij één of meer gesprekken aanwezig zijn. Ik weet immers dat het efficiënt en effectief is om iedereen aan tafel te hebben die invloed van betekenis heeft op een kwestie.

Vertrouwelijk

Tijdens de conflictbemiddeling heb ik met niemand anders inhoudelijk contact dan met de cliënten, dus ook niet met adviseurs, advocaten, rechters of wie dan ook. Zelfs met de cliënten heb ik alleen maar contact over de inhoud als de ander daarbij aanwezig is. Alleen als daar duidelijke afspraken over zijn gemaakt, kan van deze werkwijze worden afgeweken. Op brieven, e-mails of telefoontjes van één of meer cliënten over de inhoud ga ik dan ook op dat moment niet in. Ik bespreek deze bij het volgende mediationgesprek.